Networking: Construa sua Rede de Relacionamentos

Networking significa rede de relacionamentos e anda de mãos dadas com o sucesso na carreira. Os melhores empregos surgem por meio de indicações de colegas e conhecidos, mas muitos só se lembram de acionar seus contatos somente na hora de buscar uma nova colocação, o que é um grande erro. O networking eficaz é como uma estrada de mão dupla e deve ser uma relação ganha-ganha. Vamos ver alguns pontos para construir e fazer o uso eficaz da sua rede e assim ajudar e ser ajudado.

1. Organize e mantenha atualizado o seu banco de dados. Os softwares de e-mail com seus catálogos de endereço ajudam em muito nesse caso. Sugiro que tenha no mínimo os seguintes dados dos contatos: nome completo (coloque em destaque o nome pelo qual a pessoa gosta de ser chamada), empresa e cargo; telefone comercial e celular, endereço de e-mail, temas de interesse e data de aniversário (somente dia e mês de nascimento).

2. Foque a qualidade dos contatos.Procure ter pessoas interessantes e com quem você pode efetivamente contribuir. Mantenha em dia os contatos de amigos de escola e da faculdade. Além de você ter mais intimidade o leque de opções aumenta consideravelmente.

3. Não trate todos os contatos como amigos íntimos.Muitos são pessoas que você conheceu em reuniões, visitas a clientes ou fornecedores, treinamentos ou ainda em atividades sociais. Não exponha colegas ao ridículo chamando-os por apelidos indesejáveis. Não crie situações de constrangimento.

4. Lidere sem medo. Organize encontros, mas lembre-se que é normal algumas pessoas aceitarem ou não o seu convite. Sempre forneça a opção de exclusão do seu banco de dados.

5. Faça bom uso do e-mail e do MSN.Não perca tempo jogando conversa fora. O envio de mensagens e fotos de mau gosto pode causar sua demissão e ter inclusive complicações jurídicas. Não envie mensagens em que nada agregam no desenvolvimento das pessoas.

6. Mantenha um networking saudável: - na data do aniversário envie uma mensagem curta e escrita por você. Nada de cartões virtuais! - envie artigos de interesse comum a todos os contatos.- quando o contato faz qualquer tipo de solicitação sempre responda. Mesmo que você não possa ajudar ele percebe que você se importa.- quando houver convites para encontros, almoços ou happy hour procure participar. Nada substitui o contato humano. Dedique um bom tempo para conversar e conhecer gente nova. Na impossibilidade de participar explique para o organizador o motivo da sua ausência.- uma excelente opção é dar aulas em faculdades ou trabalhar como facilitador em programas de treinamento. Repassar conhecimentos é uma forma de se tornar uma referência na área de atuação e quem sabe uma futura fonte para jornalistas.- outra excelente opção é parar de postergar e fazer aquele curso tão desejado. No mínimo, você vai conhecer gente nova, trocar experiências e ainda voltar a estudar de uma forma mais sistematizada.

7. Faça um mapa de seus contatos.Para começar o seu networking já e partir para ação a primeira coisa a fazer é o seu mapa de contatos. Escreva os nomes das pessoas que podem vir a fazer parte da sua rede. É importante lembrar que o ideal é colocar os nomes de pessoas que você se sinta à vontade para poder enviar um e-mail, fazer um contato telefônico e convites para futuros encontros e atividades sociais.Comece agora a criar novas oportunidades para a sua carreira! Paulo Araújo é palestrante e escritor. Autor de “Desperte seu Talento – dicas essenciais para a sua carreira” - Editora EKO, entre outros livros.

http://www.secconsultoria.com.br/shwArtigo.php?id=795

Capacitação profissional acompanha o novo perfil das secretárias

por Camila Micheletti
Com a mudança de perfil e novas responsabilidades atribuídas à secretária, aumentou também a necessidade de formação e capacitação profissional. Vários cursos e seminários são realizados todos os anos, e mais intensivamente na semana do Dia da Secretária. O Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, por exemplo, está com uma programação intensa para os próximos meses.
O próprio curso de Secretariado Executivo vem se adeqüando às exigências do mercado e atualizando suas disciplinas. O coordenador do curso de Secretariado Executivo da Universidade São Judas Tadeu, Celso de Oliveira Rocha, explica que o objetivo do curso é capacitar pessoas para atuarem com secretariado nas empresas. Ele explica que o curso está bem próximo das disciplinas de Administração de Empresas e há um plano para que, futuramente, ele mude de nome. "Nossa idéia é formar assessores administrativos e não mais secretários executivos. É um nome mais amplo e que está mais relacionado com as novas exigências do curso", afirma. O curso traz disciplinas mais gerais e existentes em todas as faculdades de Secretariado, como os três idiomas - Português, Inglês e Espanhol - Informática e Técnicas secretariais, até matérias mais inusitadas, como Economia Empresarial, Direito e Endomarketing.
O curso é anual, realizado no período noturno e tem a duração de três anos, mas as aulas têm duração de cinco horas. "Com o término do curso de Secretariado o aluno tem a opção e fazer ainda o terceiro e quarto anos de Administração de Empresas, e assim já sair da faculdade com duas qualificações", explica o coordenador do curso.
Para Glaucy Bocci, consultora da área de Talent Management da Mercer Human Resource Consulting, "o número de treinamentos direcionados à esta profissional aumentou consideravelmente nos últimos anos. Hoje em dia há treinamento para tudo, inclusive para as competências comportamentais, que são muito esquecidas pelos cursos de graduação, inclusive o de secretariado. Claro que a competência técnica, como a informática, idiomas e noções de administração são muito mais fáceis e rápidas de serem aprendidas, mas é muito possível trabalhar a questão comportamental, que em algumas profissões, como a de secretária, torna-se fundamental", explica. Confira as competências que, segundo os especialistas ouvidos pelo Empregos.com.br, são as mais requisitadas no ambiente corporativo atualmente:
administração do tempo
liderança e motivação
iniciativa
foco no cliente e entendimento da necessidade do mesmo
capacidade de comunicação e relacionamento com toda a empresa
É claro que estas competências são válidas e necessárias para todo tipo de profissão e cargo, mas torna-se ainda mais importantes em atividades onde há contato direto com o público. Este cuidado é importante e evita acidentes e demissões no futuro. "A gente sempre olha para o que está visível à primeira vista, mas esquece de analisar os traços de personalidade. Há até uma frase muito corrente entre o pessoal de RH e as empresas: Você admite pelas questões técnicas e demite pelas questões comportamentais", diz Glaucy.
O treinamento e desenvolvimento cada vez mais intenso nas empresas, também para as secretárias, permite que as profissionais que apresentem uma alta performance possam até mudar de área. "Quem nasce secretária não precisa necessariamente morrer secretária, é questão de instruir e fazer com que ela aprenda novas competências", afirma a consultora.
In english, please
Agora as secretárias já podem aprender todas as habilidades gerenciais necessárias para serem bem-sucedidas na profissão, mas em inglês.
O curso "Business Communication for Secretaries", realizado pela Trend School, surgiu pela demanda do mercado e reposicionamento do perfil das secretárias. Segundo Márcia Santos, gerente de relacionamento com empresas, o objetivo do curso, que é realizado durante um fim de semana e funciona como um cursob de imersão, é dar um conjunto de ferramentas para que a profissional possa se comunicar da forma adequada em inglês, aplicando conhecimentos sobre carreira e desenvolvimento profissional. "A secretária vai saber como preparar apresentações, conduzir reuniões e ainda como crescer profissionalmente. Hoje ela é uma gerente de informações, então precisa saber mais do que simplesmente atender o telefone e conduzir uma conversa rápida com estrangeiros", explica Márcia.
O curso começou sendo realizado in company e fechado para secretárias, mas a demanda foi tanta que a escola resolveu abrir para todos os interessados. "Houve muito interesse por parte de empresários e executivos em geral, não somente as secretárias, então resolvemos fazer um programa aberto". A primeira turma começa em outubro, em Campinas, interior de São Paulo.
http://carreiras.empregos.com.br/carreira/administracao/planejamento/260902-secretarias_capacitacao.shtm

Secretárias de futuro têm espaço no mercado

Camila MichelettiPublicado em 26/09/2002
Você já imaginou ter que competir com 2 milhões de profissionais em busca de uma vaga de emprego? Claro que estamos exagerando, mas este é o número aproximado de secretárias existentes no Brasil, segundo estimativas do presidente do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, Francisco Tadeu do Nascimento.
Parece muito, não? Mas os especialistas garantem: não é nada impossível manter-se estabilizada e ser reconhecida no mercado. Vários exemplos de profissionais muito bem sucedidas serão mostradas ao longo deste Especial. É fato que o mercado está um pouco inquieto e esperando a resposta das eleições, mas também faz-se necessário ressaltar que, sempre que houver um executivo trabalhando, vai haver lugar para uma secretária. "Todo setor tem ou precisa de uma secretária, seja na Indústria, Comércio, Serviços, Governo ou Terceiro Setor. O crescimento da economia norteia a abertura de novos postos de emprego e contratação de profissionais, não só as secretárias", afirma o presidente do Sindicato.
Francisco considera que, apesar das dificuldades na economia, a profissional superqualificada, com cursos, experiência e competências técnicas e comportamentais tem muito mais chance do que a secretária que não apresenta este perfil, que os especialistas chamam de secretária multifuncional. "A gente nota que a profissional que não fala inglês tem muito mais rotatividade do que a que fala, talvez por ganhar menos e ser menos estratégica para a companhia", explica ele.
Prova da necessidade do mercado pode ser confirmada com as 200 novas vagas para secretárias publicadas no Empregos.com.br. No mês de setembro, o site contabilizou mais de 2.000 buscas pela vaga de secretária, em todos os níveis da profissão. Para visualizar as vagas e saber onde estão as melhores oportunidades, clique aqui.
Secretária executiva tem salário... de executiva
Engana-se quem pensa que toda secretária ganha mal. Como em qualquer outra profissão, o secretariado tem cargos de vários níveis, e hoje já é possível ver secretárias ganhando salários que giram os 5 mil reais. São mulheres muito bem-sucedidas e plenamente realizadas na profissão, como Marli Barcha de Menezes, secretária da presidência da Visa do Brasil. A profissional tem especialização em Marketing pela ESPM, 16 anos de profissão e, após nove anos vivendo nos Estados Unidos, resolveu voltar para o Brasil em busca de uma recolocação. "Sempre há mercado para as profissionais bem qualificadas", diz ela, que rapidamente conseguiu um lugar no mercado e hoje faz assessoria e todo o trabalho de secretaria para Ricardo Gribel, presidente da empresa.
De acordo com a tabela do Sindicato, hoje uma secretária com nível médio apenas, que atuaria no nível mais baixo, ganha por volta de R$ 491,00. No nível universitário, as secretárias têm uma média salarial de R$ 655,00; para a profissional mais experiente mas sem inglês, R$ 1.500,00 e a secretária bilingüe ganha por volta de R$ 2.500,00. A profissional trilingüe, que, como a bilingüe, normalmente atua com a gerência, a diretoria ou diretamente com a presidência da companhia, tem uma média salarial que gira em torno de R$ 3.500,00, podendo alcançar até R$ 5.000,00. Essa é a média do Sindicato, mas é extremamente variável e depende muito da empresa contratante e do perfil da profissional.
Setor acolhe profissionais de outras áreas
Algumas profissionais sonham em ser secretária desde meninas. Outras acabam entrando na profissão pela dificuldade do mercado e falta de emprego na área que escolheram. Este é o caso de Rosângela Medeiros, psicóloga por formação que já trabalha há 20 anos como secretária. Apesar de nunca ter atuado com Psicologia, a profissional se diz realizada e feliz com o que faz: "Eu acho que de toda forma eu mexo com gente, tenho que saber lidar com as pessoas. Para mim as profissões estão muito ligadas e utilizo bastante o conhecimento que adquiri na faculdade", explica. Rosângela trabalha há 8 anos como secretária da presidência da Microsiga e faz todo o trabalho de assessoria para o presidente, Laércio Cosentino.
Ela conta que, logo após se formar em Psicologia na Universidade de Guarulhos, chegou a montar um consultório com algumas colegas da faculdade. Mas os clientes não vinham e Rosângela, que tinha filhos pequenos na época, precisava garantir uma renda no fim do mês. "Pesou o lado da sobrevivência, larguei o consultório e fui em busca de um emprego. O que surgiu foi o de secretária, e desde então venho me aprimorando e crescendo na profissão. Hoje sou reconhecida pelo meu trabalho e me sinto muito realizada", afirma ela.
Trabalho temporário ainda é visto com preconceito
Com a crescente demanda por reengenharia e mudança organizacional nas corporações, surge uma nova forma de trabalho entre as secretárias: o trabalho temporário, onde as profissionais trabalham por projeto, com prazo pré-determinado para acabar. Uma pesquisa realizada em agosto pela diretora e consultora Stefi Maeker, da SEC Secretary Search & Training, especializada no recrutamento, seleção e treinamento de secretárias, mostrou que o trabalho terceirizado é usado como saída para o desemprego. Das 300 secretárias executivas entrevistadas, 45% já tinham realizado algum tipo de trabalho temporário, e cerca de 29% das profissionais realizaram o trabalho nos últimos doze meses.
Mas o grande problema do trabalho temporário é o preconceito que as profissionais sofrem ao afirmar que trabalharam em projetos com início, meio e fim. A pesquisa mostrou que 54% das entrevistadas disseram ter sido vítimas de discriminação por apresentarem no currículo passagens por diversas empresas em razão de trabalhos temporários. "O preconceito existe de ambos os lados, tanto da parte da empresa quanto da secretária. Ela mesma não encara o trabalho temporário como um trabalho propriamente dito e sim como uma ponte até achar algo fixo", afirma Stefi. Mas, na grande maioria das vezes, a profissional opta por este tipo de trabalho por que está desesperada e não quer ficar sem emprego. O levantamento mostrou que 52% das entrevistadas justificam escolher este tipo de trabalho por estarem algum tempo desempregadas, 27% delas pela experiência lhes parecer ser uma ótima chance de aprendizado; 15% por acreditarem que aquele trabalho iria acrescentar pontos ao currículo; 2% por ter sido a única vaga que surgiu; e 4% alegaram outros motivos.
Confira as dicas de Stefi para estar a frente no mercado e ser uma profissional requisitada - dentro e fora da empresa:
Tenha em mente seus objetivos - e esforce-se ao máximo para cumpri-los
Você está trabalhando? Saiba que este é o momento certo para fazer cursos, atualizar seus conhecimentos e, caso esteja infeliz com o que faz, procurar uma recolocação
Se você descobrir que sua área vai ser extinta na empresa, tente ser realocada para outra área. O que você sabe fazer pode ser feito em outro departamento? Estude a situação cuidadosamente e dê a sugestão para o seu chefe direto e para o RH
Trabalhe em prol da sua própria empregabilidade e saiba vender suas habilidades para a companhia. Isso evita que você entre para a lista dos dispensados logo de cara http://carreiras.empregos.com.br/carreira/administracao/planejamento/260902-secretarias_mercado.shtms

Relacionamento profissional também exige esforço

(por Stefi Maerker*)

A parceria com o colegas de trabalho nada mais é do que um casamento de características pessoais e profissionais que, como outro qualquer, exige muita dedicação, flexibilidade e força de vontade para fazer o relacionamento dar certo. Muitos profissionais esquecem-se de que as relações no ambiente de trabalho funcionam de forma muito parecida com os relacionamentos afetivos e por isso podem enfrentar problemas de incompatibilidade. A diversidade engrandece o ambiente, nos faz ir além, buscar mais, superarmos a nos mesmos, ela traz a soma de forças. Mas é preciso saber cultivá-la. Dentro de um contexto diversificado, encontramos personalidades e backgrounds diferentes que, juntos, formam uma personalidade maior - a empresa, cujos objetivos e metas devem estar em sintonia com os objetivos pessoais. Sempre acreditei que a diferença entre dois profissionais não está no trabalho que desenvolvem, mas sim na dimensão que cada um dá ao seu trabalho. Desta forma, seu networking de relacionamentos e a inteligência emocional influenciarão diretamente na busca do sucesso. Levanto aqui algumas características que, como num casamento afetivo, devem existir na relação profissional entre chefe e subordinado e entre seus pares:Entusiasmo: Uma pessoa feliz, simpática e com paixão pelo que faz transmite isso aos colegas e torna-se uma grande companhia. Contagia as pessoas com seu otimismo e influenciará o outro a agir da mesma forma, trazendo melhores resultados concretos para a empresa.Auto-Consciência: É preciso conhecer-se bem e conhecer o outro, entender as suas razões e emoções para poder identificá-las nos outros e lidar com elas de forma positiva.Atitude positiva: Acreditar no que você faz é meio caminho andado para o sucesso. Quem tem energia positiva faz as coisas acontecerem e não se deixa desmotivar por pequenas adversidades.Comprometimento e lealdade: Você tem que ter admiração pela empresa e pelo companheiro de trabalho, caso contrário a parceira não funciona. Comprometimento significa conhecer a fundo o negócio da empresa, o departamento, o chefe e sua forma de trabalho, podendo auxiliá-lo de forma pró-ativa e com iniciativa, pensando no impensado e fazendo antes que algo seja dito. Assim como num casamento entre homem e mulher, este item é crucial para a formação de uma base sólida para o relacionamento.Um “olho” para detalhes: Todo profissional deve ser detalhista e prover o chefe com o maior número de informações possíveis. A relação fica melhor quando este pode dar, em troca, informações significativas para uma atuação mais participativa e assertiva de sua equipe.Discrição e confiabilidade: Para haver transparência é necessário que haja a confiança de ambos os lados de que tudo que é discutido no escritório é confidencial e diz respeito apenas a quem está envolvido no projeto. Comunicação aberta: Um canal de comunicação sincero, honesto, objetivo e claro é crucial para qualquer relacionamento, especialmente o profissional, onde tempo significa negócios e dinheiro.Humildade: Para saber ouvir, saber pedir ajuda e saber reconhecer seus próprios erros. Serenidade: Para ultrapassar períodos de estresse e tensão, de grande volume de trabalho e sobrecarga emocional em função de prazos e importância dos projetos. O relacionamento profissional exige um grande investimento de tempo e energia, focando a sintonia para criar uma parceria de sucesso, que nada mais é do que um casamento feliz! E você já viu melhores resultados do que aqueles criados por um casamento feliz?* Stefi Maerker é Diretora da SEC Secretary Search & Training e autora dos livros "Mulheres de Sucesso - Os Segredos das Mulheres Que Fizeram História" e "Secretária - Uma Parceria de Sucesso".

Fonte: Site Empregos: http://www.empregos.com.br

Ser Secretária: as diferenças entre países desenvolvidos e em desenvolvimento

Ser culto é pertencer a todos os tempos e lugares, sem deixar de pertencer a seu tempo e lugar" Otávio Paz
A globalização responsável por acontecimentos bons e ruins, nos últimos anos, intensificou os contatos internacionais das diversas organizações da profissão em todo mundo.
Assim é que discutimos há mais de quatro anos, discriminação atribuições, qualificação profissional, oportunidades no mercado de trabalho, mudança da imagem e a evolução da profissão, sempre tendo o cuidado de relacionar tais dados com os demais países.
A discriminação é semelhante em todos os países - ressalvando-se as diferenças culturais - por estar mais ligada à mulher do que à profissional.
As atribuições estão mais claramente definidas em termos de assessoria e gerenciamento, o que já existe há muitos anos em empresas de pequeno e médio porte, nas quais atuam número reduzido de Executivos.
Em termos de qualificação profissional as iniciativas são inúmeras: cursos de aperfeiçoamento profissional, expansão de cursos universitários, reformulação dos cursos profissionalizantes, criação de centros de desenvolvimento profissional, só para citar alguns exemplos.
A imagem da profissão também mudou. Hoje o profissional de secretariado é respeitado e cada vez mais a sociedade compreende melhor essa profissão, embora vez ou outra e ainda hoje alguns autores de novelas ou piadistas insistam nos velhos modelos.
No que diz respeito às oportunidades e desenvolvimento da profissão os dados são positivos, mesmo se considerarmos o desemprego e o forte achatamento salarial dos últimos anos. Vale ressaltar que o profissional de secretariado hoje é aquele que domina pelo menos mais um idioma, além de informática.
A tranqüilidade em apresentar, nesse 30 de setembro, dados tão positivos não é uma atitude isolada. Um dado concreto pode ser mencionado: em todo o mundo o nome da profissão está sendo discutido.
Resultado da evolução da profissão o nome secretária em muitos países não atende mais a descrição das atribuições e as responsabilidades que esse profissional assumiu nos últimos anos. Tanto que esse assunto foi discutido nos Estados Unidos, Europa.
Com algumas variações o resultado final dessa discussão é incluir o nome Assistente e suas variações: Administrativo, Técnico, Financeiro etc. para completar o escopo de atribuições e facilitar a vida das empresas.
No Brasil, como é hábito, a nomenclatura diversificada - isto é os diversos apelidos que a profissão recebeu no mercado de trabalho - existe há mais de 10 anos.
Precisamente na época em que a profissão foi regulamentada, as empresas foram utilizando toda sua criatividade para alterar os cargos e fugir da lei de regulamentação. Tanto que chegamos a superar 500 cargos diferentes para o exercício da profissão, apenas para justificar que o profissional não era secretário.
Vale lembrar que isto significava e significa, por exemplo, que um médico não precisa mais cursar medicina para clinicar, mas precisa exercer suas atribuições de médico, atender, diagnosticar, operar, medicar etc.
Por caminhos tortuosos, como é normal no Brasil, chegamos ao final de uma batalha que dura mais de 10 anos: fazer com que as empresas finalmente compreendam, quando negociamos, quem é profissional de secretariado.
Em linhas gerais o profissional de secretariado é aquele que desempenha as atribuições constantes de sua lei de regulamentação associadas às demais atribuições que dependem da empresa onde atua, levando-se em conta porte, ramo de atividade etc.
É claro que mais de 500 nomes diferentes é um exagero. Talvez típico dos brasileiros. Mas Assistentes, Auxiliares e Assessores diversos são na verdade profissionais de secretariado, como está provado agora no mundo todo.
Essa não é uma questão de representatividade, não é uma questão de interferência em outros sindicatos, ou mesmo na empresa, mas uma realidade mundial.
Nossa profissão cresceu, evoluiu e da mesma forma que há engenheiros ocupando cargos de gerência, Administradores como Gerentes de Recursos Humanos, há profissionais de secretariado que possuem vínculo empregatício como Assistente, Auxiliar ou mesmo Assessor.
O fato é que a profissão cresceu, se solidificou e fortaleceu, por estar centrada na informação, no trato com pessoas e sua versatilidade permite estar presente em todos os segmentos, sejam eles econômicos ou políticos, o que em tempos de desemprego ajuda muito em qualquer país.
Segundo as associações internacionais era necessário uma alteração para abranger todo o crescimento da profissão e refletir a expansão das responsabilidades. Na Europa e nos Estados Unidos esse assunto já foi resolvido. Na ásia será discutido e estamos trabalhando para que na América Central e do Sul possamos abrir espaço para essa discussão.
Temos pois um novo e longo caminho a percorrer, pois enquanto os países do primeiro mundo decidiram pela alteração do nome fundamentados na evolução da profissão e do mercado de trabalho, no Brasil as empresas decidiram trocar o nome dos profissionais de secretariado, para fugir da regulamentação profissional.
Como entidade de classe apolítica, apartidária e sem filiação a centrais sindicais, centradas no diálogo e na busca de soluções vamos percorrer esse caminho com a certeza e a tranqüilidade que nossa profissão realmente é uma das que mais crescem no mundo.
Portanto e em homenagem às secretárias, assessoras, assistentes, auxiliares e ao crescente ingresso de homens na profissão - no mundo todo - uma saudação especial: profissional de secretariado. Parabéns por este dia 30 e por todos os outros também.

Leida Maria Mordenti Borba Leite de Moraes
http://www.sinsesp.com.br/index.php?option=com_content&view=article&id=178:ser-secretaria-as-diferencas-entre-paises-desenvolvidos-e-em-desenvolvimento&catid=98:globalizacao&Itemid=153

Dicas para o sucesso de uma secretária

Por esta altura do ano a Administração Pública debate-se já com a problemática do SIADAP: avaliar 2008 e fixar os objectivos para 2009. Considerando tratar-se de matéria relativamente recente, sobretudo para as autarquias locais, é natural que se vejam ou leiam as maiores barbaridades nas fichas de avaliação. O SIADAP como sistema de avaliação do desempenho não é bom nem mau, tudo depende de quem o aplica: administrações, dirigentes e chefias. Acima de tudo o, naturalmente, odiado SIADAP, requer novas mentalidades e pessoas disponíveis para incorporar a noção de serviço público, algo de que, não surpreendentemente, muita da AP desconhece o significado, independentemente da “cor” da administração.Neste momento, não almejo teorizar sobre o SIADAP, até porque ele deve ser, para lá de tudo, muito prático.Mas, para aqueles que eventualmente tenham que fixar objectivos ao seu apoio de secretariado, deixo aqui umas dicas de bom secretariado, há uns tempos retiradas da www, cujo autor desconheço, mas que têm a sua utilidade, para avaliado e avaliador:
Postura Profissional1 – Este lema deve estar sempre na mente de uma secretária de sucesso: “QUANDO NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE…”2 – Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu director, seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária, também acha que seu chefe já deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado irá confirmar o que você acaba de dizer, ex.: ele ainda não chegou. Como secretárias, não podemos deixar transparecer que ele está atrasado ou algo parecido.3 – Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito distante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta pessoa satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus ouvidos por mais algum tempo.4 – Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplesmente observando. Preste atenção naqueles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum, de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a promoveram justamente porque você tem estilo. Você pode ganhar experiência também com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-os. E se, por ventura, você se tornar chefe deles, não os ponha de lado. Eles podem ensiná-la mais do que seu chefe anterior.5 – O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é fundamental. “Meter o nariz onde não é chamada” pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que alguém lhe diga o que está acontecendo, procure descobrir por si mesma; não espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere vir alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘a carta que você acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de dactilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além do que as suas atribuições e sua delegação permitem. O tempo de seu chefe vai render muito mais.6 – Torne seus contactos com secretárias de outras empresas menos impessoais, identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nome dessa secretária ‘a empresa ou executivo que ela atende.7 – Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:
Atenda rapidamente às ligações;
Planeie cada chamada;
Tenha sempre lápis e papel na mão;
Fale claro e pausadamente;
Fale com o telefone próximo à boca;
Repita o nome da pessoa;
Evite expressões afectivas;
Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;
Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;
Use palavras como “bom dia”, “por favor”, “às ordens”…, elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais à vontade.
8 – Lembre-se sempre:
As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!
As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!
As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?
As três palavras mais importantes são: FAÇA O FAVOR!
As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!
A palavra mais importante é: NÓS.
A palavra menos importante: EU.
9 – Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como resposta, se:
Você ouve o que ela tem a dizer;
Você explica o motivo da resposta negativa;
Você a trata com delicadeza e respeito;
Você a encaminha para a área indicada;
Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em outra ocasião.
10 – Nunca diga amem a tudo que seu chefe disser. Não tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual você discorde, desde que, obviamente, você tenha base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e ser realmente valiosa em sua função, é preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista.11 – Se você precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunião que tem um telefonema urgente, não entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunião. Faça o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem está no telefone e qual o assunto que deseja falar, e a frase: “O senhor pode atendê-lo?” Mostre a pasta aberta e leve-a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o “Presidente” da reunião, e ele falará em voz alta ao interessado. Você aguarda a resposta e acompanha o visitante até o aparelho. Em ambos os casos, pode ter certeza de que você terá uma resposta imediata, e a sua presença será bem notada e apreciada.12 -Para secretárias principiantes:a) Em seu escritório não poderá faltar:
Dicionário de língua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;
Livro sobre gramática. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o índice remissivo, você encontrará soluções para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretárias;
Formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre actividades que exerce. Por exemplo: caso você seja secretária do Departamento Pessoal, tenha CLT, Consolidação das Leis da Previdência Social e Manual da Prática Trabalhista, entre outros.
b) Você deve, ainda, buscar conhecimentos novos, além de informações orais.c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenhar melhor suas actividades.13 – Para se ter sucesso no trabalho:
Se você trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bem dela e defenda-a, pois você a representa.
Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligência.
Se você é do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, é melhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, aí sim, xingue o quanto quiser…
Mas enquanto você fizer parte da instituição, não a condene.
Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar você será levada, e, provavelmente, nunca saberá o porquê.
14 – Procure manter um intercâmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedindo que elas lhe enviem) cópias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobre assuntos de interesse para a sua profissão. “Dicas” sobre como evitar certos erros gramaticais, frequentemente cometidos, são bastante úteis.15 – Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisão dele, poupando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por você mesma com segurança e eficácia. Uma vez feito isso, você estará mantendo sua postura como profissional eficiente, já que tais funções e atribuições lhe são dadas como secretária. Isso, é lógico, com todo o respeito e sabendo até que ponto é o seu poder de decisão, não passando nunca por cima de seus superiores.16 -Se o seu chefe não estiver convencido de que você é de confiança e discreta, suas oportunidades de progredir serão mínimas. Não esqueça, também, de que a primeira impressão é permanente, e que uma indiscrição pode arruinar sua reputação. Orgulhe-se dos altos padrões que se esperam de você. Eles demonstram o respeito devido à sua profissão. Eis algumas sugestões de como demonstrar que você é de confiança e discreta:
Sustente a política da firma.
Apoie a política de seu chefe.
Seja o amortecedor de seu chefe.
Mostre que é fidedigna.
Nunca repita mexericos.
A vida particular de seu chefe é confidencial.
Aprenda a guardar segredos profissionais.
17 – Os chefes estão sempre tão envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, que formam em suas cabeças a ideia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passarem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretárias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a técnica do Feedback, que consiste nele falar o que quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informação e ele repetir o que entendeu.18 – Manter uma postura profissional é muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou área em que trabalha. Diga seu nome, cumprimentando com um “Bom Dia!”, pois quando atender ao telefone em sua empresa, lembre-se de que você é a empresa para o cliente.Caso peça para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso não tenha sido, procure ajudá-lo.Não se aventure a informar o que não sabe com segurança.Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada está ou não.Lembre-se, todas as chamadas são muito importantes, e a primeira impressão é a que fica…19 – As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem não às secretárias que exorbitam de suas funções. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes e até dos amigos e que, talvez por excesso de zelo, criam entre o seu próprio chefe e as pessoas que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transacções que vinham sendo mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negócios, o telefone é vital como meio de comunicação. É claro que cabe à secretária fazer uma triagem. Há porém, uma grande diferença entre fazer uma triagem e estabelecer barreiras. O telefone é parte integrante do nosso quotidiano. Como elemento vital de comunicação, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter cuidado ao usá-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber fazer com que não fiquem com má impressão do nosso chefe, nem da nossa empresa.
http://70-200.net/wordofmouth/dicas-para-o-sucesso-de-uma-secretaria/.html

O segredo para ser uma secretária de sucesso

Parecem ter a solução para quase todos os problemas dentro de uma empresa e, a cada dia que passa, ganham mais importância no mercado. As secretárias executivas mostram para o que vieram, ganhando respaldo para tomar decisões e administrar processos de trabalho.
Lidar e resolver problemas são uma das principais funções das secretárias, mas essas atividades podem variar de acordo com o porte e o tamanho da empresa. Kátia Alves Pereira é diretora e fundadora do Sindicato das Secretárias e Secretários do Estado de Minas Gerais. Segundo ela, o reconhecimento da profissão perante as empresas e ao mercado de trabalho se dá devido à solidificação do novo perfil do profissional de secretariado o que, consequentemente, leva à valorização financeira.
Em vista desse reconhecimento, Kátia vê de maneira positiva a empregabilidade para profissionais nessa área. “Sempre haverá trabalho para o profissional com formação em secretariado que tenha responsabilidade pessoal pelo conhecimento”. Kátia ressalta que é importante ser flexível, ter capacidade de ouvir e ter uma atitude positiva em relação a possíveis mudanças. “Hoje considerada um agente facilitador, a secretária atua como elo entre clientes internos e externos”.
A pessoa que trabalha como secretária ou secretário executivo tem grande responsabilidade porque tem contato com dados muitas vezes sigilosos da empresa e do chefe. Diante dessa situação, Kátia explica que, conforme o código de ética do profissional de secretariado, ele deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.
Quem acha que tem vocação para o secretariado e quer fazer carreira nesse ramo deve buscar um bom curso de Secretariado Executivo que seja reconhecido pelo MEC e que, por conseqüência, dará direito ao registro na Superintendência Regional do Trabalho e Emprego.
Um curso de inglês também é imprescindível para quem quer trabalhar na área. “Essa é uma real exigência do mercado e não fica apenas na área do secretariado, mas em todas as esferas de uma empresa”.
Entenda que a profissão de secretária vai muito além de atender ao telefone e anotar recados. Mas, para o sucesso e crescimento, é essencial vestir a camisa da organização, se empenhar na função e, como conseqüência, se tornar vital para o bom andamento da empresa.
Por Cínthya Dávila (MBPress)

http://vilamulher.terra.com.br/dinheiro/materia/carreira/225-o-segredo-para-ser-uma-secretaria-de-sucesso.html

Secretário Executivo: uma questão de perfil.

Por Angelita Lombarde Divino

É importante que nós secretários executivos tenhamos capacidade e visão para podermos traçar rumos para a vida pessoal, profissional, social e familiar, ampliando a análise entre efeitos e causas e incorporando princípios e contextos, criando assim, a oportunidade para o nascimento de um perfil empreendedor latente.
Tenhamos consciência de nosso perfil profissional, não corramos o risco da memória, ousemos mudar características, não deixando que nossas vidas sejam apenas um pano de fundo, devemos sentir emoção em cada ato, cada decisão. Deixemos que o profissionalismo nos instigue à mobilização de nossas aptidões, pratiquemos o ensino do empreendedorismo, é necessário inovar e ocupar o nosso espaço no mercado de trabalho. Sejamos flexíveis, tenazes, difundindo o conhecimento, informando com precisão, sendo ágeis e transparentes em nossas tomadas de decisões, pois esse é um fator diferencial na gestão do conhecimento.
Prazer e emoção constituem temperos imprescindíveis; aprendamos com o ato de aprender, fomentemos idéias emergentes, pois estar apto ao novo, contempla o desafio do novo paradigma. O centro de formação somos nós e não a técnica ou a ferramenta, devemos estar sempre preparados para "aprender a aprender", o nosso conhecimento e aprimoramento tem de ser mutante. Sejamos capazes de definir a partir do indefinido, criando, ousando e redefinindo. Induzamo-nos ao "conhecer", tendo uma visão holística da organização. Façamos com que nossas experiências práticas e teóricas, sejam vivenciadas no mundo real.
Estejamos dispostos a ter em mente um conjunto de idéias, atitudes e comportamentos que nos predispõem a "sermos criativos", estando preparados para às mudanças ambientais e comportamentais que regem os novos paradigmas, identifiquemos as oportunidades e saibamos agarrá-las. O grande conhecimento não está apenas nos livros, mas na leitura e interpretação do mundo, fora deles. Não sejamos impassíveis, é necessário que saibamos identificar, assimilar e aplicar, aquilo que se precisa, no momento próprio e na intensidade adequada. Divulguemos informações para que possamos gerar conhecimento, sejamos capazes de darmos suporte às decisões gerenciais, possuindo um atendimento diferenciado.
Temos de ter respeito e reconhecimento ao "ser humano", pois no mundo em que estamos, sobrevivem as pessoas e as instituições que tiverem capacidade de mudar e construir uma estrada que conduz à novas fronteiras, tendo como uma de suas premissas, o encurtamento de distância entre classes sociais, credos e raças, mantendo a relação física e virtual intercontinental, contemplando a noção de idéia global.
Precisamos de acadêmicos e profissionais, capazes de se envolver na formação humana e convencer com argumentos satisfatórios, sendo justos, cultos, éticos e sábios. Implementando novas políticas, com olhos firmes no futuro, com base no padrão de educação e cultura, desenvolvendo nossa cidadania de forma integrada, gerando novos relacionamentos, sem frustar as expectativas, e com coragem e disposição para ousar.
Secretários Executivos, construamos uma vida profissional onde a simplicidade seja a sua essência, porém os detalhes sejam a sua riqueza.

http://www.secconsultoria.com.br/shwArtigo.php?id=297

GARANTA SEU SUCESSO

Leila Navarro

A garantia do sucesso hoje é ter relacionamento e confiança baseados numa ampla rede de contatos. Isso tanto para os empresários quanto para os profissionais. Aumentar e fidelizar essa rede é ainda mais importante. São esses contatos que podem fazer com que sua empresa cresça ou regrida. E, na sua carreira, serão esses contatos que poderão te ajudar a alcançar as suas tão sonhadas metas.

Elaborei 10 idéias criativas que eu tenho usado comigo e quero dividir contigo, para você ter uma rede de contatos efetiva e duradoura. E lembre-se de que para isso basta ser presente e não apenas estar presente!

1 – Fique atento. Seus colaboradores e seus clientes são seus melhores artifícios para fazer novos contatos. Um cliente satisfeito comentará com os outros sobre sua empresa ou seus serviços, fazendo com que as pessoas do seu círculo de amizades te procurem para fechar algum negócio, ou mesmo aumentar sua rede de contatos.

2 – Participar de organizações empresariais. Essas associações sempre organizam encontros ou passeios em que se pode conhecer diversos outros profissionais de diversas partes do mundo. Participar da Associação dos Empreendedores da sua cidade, por exemplo, fará com que você conheça e entre em contato com profissionais ou empresários com o mesmo objetivo que você.

3 – Participar de viagens comerciais. Esta é a forma mais sensata de fazer contatos em localizações diferentes da sua. Pode ser em outro estado ou até em outro país. A partir desses novos contatos, você pode estudar a cultura dessa nova região, verificar as empresas que já existem lá, e inclusive, expandir seu negócio nessa nova localidade.

4 – Participar de olimpíadas empresariais. Para fazer novos contatos há que se suar a camisa, literalmente! É cada vez maior o número de empresas que organizam atividades esportivas entre os funcionários ou entre empresas de uma determinada região. Participar dessas atividades também aumenta e muito sua rede de contatos.

5 – Stands e Feiras. É sempre mais cômodo pedir ao Relações Públicas... Mas por que você mesmo não atribui a si essa tarefa também? Nas feiras, você pode ir diretamente ao stand que lhe interessa, apresentar-se e fazer mais contatos. É uma maneira mais prática de estreitar relações com quem realmente lhe interessa.

6 – Congressos e Convenções. Aqui o empreendedor encontra a chave do sucesso para fazer diversos contatos, em que ele pode encontrar diversas oportunidades para o crescimento da sua empresa. E isso pode acontecer tanto no âmbito nacional como no internacional, ampliando a possibilidade de expandir fronteiras e estabelecer novos contatos.

8 – Fazer cursos. Os cursos são um ponto-de-encontro vital para os profissionais que pretendem aumentar o número de contatos e estabelecer novos relacionamentos. Já existe um número considerável de executivos que se matriculam em cursos ou pós-graduações não só para adquirir conhecimento em determinadas áreas, como também para ampliar seus currículos acadêmicos, serem vistos e fazer mais contatos.

9 – Clubes / Bares / Restaurantes. Fazer novos contatos nem sempre requer muito trabalho. Os momentos de ócio e entretenimento acabam se tornando lugares propícios para engatar novos relacionamentos. Muitos clubes, hotéis, bares e restaurantes acabam virando verdadeiros fóruns de encontros entre empresas, empresários e profissionais, todos com interesses mercadológicos comuns.

10 – Volte à universidade! Você ainda se lembra daquele companheiro de faculdade que te passava colas? Pois, nesse exato momento, esta ou uma outra pessoa dos seus tempos de escola pode ocupar um posto de direção em uma grande empresa, estar bastante relacionada e ser a mão que você precisa para conhecer pessoas estratégicas. Sendo assim, se você não mantém contato com esses antigos amigos, procure-os. Existem muitas escolas e universidades que têm associações com antigos alunos. A Internet também pode te ajudar neste caso!
http://www.leilanavarro.com.br/

COMO ANDA O MERCADO DE TRABALHO DE HOJE?

Claudia Teixeira Chaves

Nenhuma época foi tão marcada por descontinuidades e incertezas do que a atual. A velocidade das mudanças, das informações e do constante desenvolvimento da tecnologia das comunicações são as principais características deste final de século. O mundo muda rapidamente. Nos transformamos em uma aldeia global. Pessoas dos quatro cantos do planeta se comunicam, fazem negócios, tomam grandes decisões, 24 horas por dia em tempo real. Isso é fantástico. Nós podemos estar em qualquer lugar virtualmente. As empresas precisam se adequar para permanecer no mercado. Nunca foi tão importante e vital mudar e adaptar-se rapidamente. E para acompanhar esse tempo, o mercado exige profissionais empreendedores, dinâmicos e atualizados. E para estes existe colocação.
Hoje, em especial, vou me ater ao profissional de secretariado. Como ele tem acompanhado esse turbilhão de mudanças?
A profissão de secretário, é relativamente nova.
Nos anos 50, seu papel limitava-se a execução de algumas técnicas como datilografia, arquivo, atendimento telefônico e anotação de recados. Nos anos 60, com o início do treinamento gerencial, tivemos as primeiras mudanças. A secretária, porém, continuava a ter o papel de servente. Nessa época "ter uma secretária" era símbolo de status.
Nos anos 70, a secretária passou a ser vista como um membro ativo na gerência, com uma atuação mais abrangente, ganhando respeito nas organizações.
Nos anos 80, o Brasil despertou para a era da qualidade. Administradores e gerentes começam a perceber que uma administração participativa está na ação conjunta gerente, secretária e funcionários.
Então, os anos 90, trouxeram um grande desafio à profissão. As megatendências, a reengenharia, a busca da excelência fizeram com que surgisse o novo perfil do secretário. O perfil da moça elegante, bem vestida, ótima datilógrafa é substituído pelo profissional, agora com espaço para o sexo masculino, rápido, ágil, organizado, objetivo, atualizado, bem equilibrado, centrado na profissão. A exigência por profissionais empreendedores, polivalentes e comprometidos com lucros e resultados das organizações é cada vez maior. Não há mais espaço para profissionais objetos ou serventes.
Os novos tempos exigem novas competências: visão estratégica, planejamento, trabalho em equipe, foco em resultados, proatividade, saber delegar, flexibilidade, controle emocional, administração de conflitos, desenvolvimento e motivação de pessoas.
Em paralelo a tudo isso, volto a afirmar, o perfil do secretário está se modificando. Há dez anos, a secretária, porque era uma profissão exclusiva do sexo feminino, era vista como uma realizadora de tarefas do lar no ambiente de trabalho. Pode? Era uma fonte decorativa, alguém que executava ordens. Hoje o secretário trabalha para vários executivos ao mesmo tempo, é o "pool" de secretários, muito mais engajados com os negócios da organização, e se não forem organizados, ágeis e líderes, dificilmente conseguirão desempenhar sua atual função.
Para fechar dignifiquem cada vez mais, com seu profissionalismo, a imagem do secretário executivo.

Claudia Teixeira Chaves

http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=267

O PROFISSIONAL MULTIFUNCIONAL

(por Valdessara Bertolino*)

A competitividade e a instabilidade nas organizações obrigam o profissional deste novo milênio a atuar multifuncionalmente.

O sonho de qualquer aluno universitário, até bem pouco tempo atrás, era concluir os estudos, especializar-se em sua área de formação e gozar dos prazeres de possuir um "diploma". Estes sonhos, no entanto, têm sido alterados pela necessidade da sobrevivência.

Com a estagnação do mercado em várias áreas, ficou impossível absorver toda mão-de-obra ofertada. E, para não ser atropelado pelo "tempo", muitos brasileiros tiveram de desenvolver outras atividades, acrescidas às suas competências técnicas específicas, apreendidas na graduação.

Alguns fugiram totalmente do sonho inicial. Segundo dados recentes do Ministério do Trabalho, de cada 10 brasileiros com curso superior, sete exercem atividades diferentes das quais estudaram. Trata-se de uma nova tendência no mercado profissional, ligada aos avanços tecnológicos e à própria globalização.

Formar-se em curso superior não significa encerrar a carreira e estagnar. Precisamos repensar, pois nem todos os indivíduos estão preparados para acompanhar essas transformações e mudanças que o mundo do trabalho está exigindo.

O ambiente de trabalho, hoje, é extremamente competitivo e seletivo, fazendo com que o crescimento e os resultados de uma organização sejam obtidos à custa das competências pessoais, e não só de habilidades técnicas.

A sociedade requer profissionais "cidadãos", envolvidos com o todo e preocupados com resultados satisfatórios à comunidade global. O perfil do profissional do século 21 mudou e irá mudar muito mais, para acompanhar as exigências do mercado globalizado. Este é um processo muito dinâmico. Portanto, as oportunidades são diferentes e certamente direcionarão os rumos das novas formas de trabalho.

Além dos requisitos de polivalência e da multifuncionalidade, o indivíduo necessita ter flexibilidade, saber trabalhar em equipe, ser criativo e estar predisposto a aceitar mudanças e desafios constantes.

Este é um processo de formação e de aprendizado contínuo, onde é necessária a conscientização de que os valores são outros, exigindo, conseqüentemente, que se eliminem preconceitos e quebrem paradigmas, para enxergar as oportunidades e aumentar a visão do futuro.

A história nos revela momentos de mudança e quebra de absolutismos. A Revolução Industrial, por exemplo, que substituiu a força braçal pela máquina a vapor, possibilitou a entrada de mulheres nas fábricas, criando um novo cenário. O mesmo ocorreu com a revolução da informática, na qual a tecnologia digital empurrou as pessoas para a polivalência, sendo necessário e urgente aprender inglês e dominar, pelo menos, o "pacote Office". Com isso, surgiram novos espaços de trabalho ligados ao mercado da informação e empregos virtuais.

Logo, vemos que as profissões acompanham o processo histórico, ou seja, as grandes revoluções tecnológicas e científicas que marcam nossa época. Na há mais espaço para o profissional que pensa e age em "caixinhas", que se atém somente à sua especialidade.

Hoje, o profissional deve ser multifuncional, ter visão macro e agir integradamente. A multifuncionalidade não só é uma vantagem, mas uma meta que as empresas têm perseguido. E que até procuram incutir este perfil em seus funcionários. Ela é uma exigência do mercado de trabalho, considerando que o profissional deva ter muito mais do que só o desenvolvimento de tarefas e funções pertinentes ao cargo, mas, principalmente, a capacidade de apreender novos conhecimentos e estar preparado para oferecer soluções aos diversos problemas enfrentados pela organização.

O ser empregável deve expressar engajamento pessoal, demonstrando responsabilidade, lealdade e capacidade de tomar decisões, construindo o seu conhecimento. A história nos revela que Taylor e Ford nada mais fizeram do que dar vida a um princípio da economia clássica inglesa, em que Smith dizia que a especialização era um benefício para o desenvolvimento econômico. E exemplificou, com o célebre caso dos alfinetes.

Contudo, a forma de organização fixa fordista passou a enfrentar várias crises, devido às mudanças econômicas mundiais. Mas, é com o que se chamou de pós-industrialismo e, mais genericamente, o pós-modernismo, que se viu o modelo de especialização com sérios abalos. Os japoneses foram os pioneiros na instituição de uma forma de organização de produção - "toyotismo" - que substituiu a rigidez da linha de montagem pela flexibilização da linhas de produção.

Os operários passaram a ser especialistas em generalidades. Eles, além de se auto-organizarem no espaço da fábrica, ainda detêm conhecimento sobre o processo inteiro de produção da mercadoria, pois as funções são permutáveis. Assim, já não existe o especialista em "apertar parafusos", mas o funcionário que constrói carros.

Com tudo isso, vemos que a polivalência e a multifuncionalidade são traços que as transformações das sociedades transformaram em exigência para a organização da vida social. Nada garante, contudo, a imutabilidade deste processo.

http://www.secretariando.com.br/carreira/carr-30.htm

SECRETÁRIAS TÊM POSIÇÃO CADA VEZ MAIS ESTRATÉGICA NA EMPRESA

(por Camila Micheletti)

Saber atender bem o telefone e administrar com rapidez e eficácia atividades de escritório como agendar reuniões, passar fax e tirar xerox. As candidatas devem ter boa aparência. Apresentar-se com traje social à Rua X, número 0. Este poderia ser um anúncio para vaga de secretária... mas há pelo menos 10 anos atrás. Hoje, as exigências, as competências e o perfil da secretária são muito diferentes e vão muito além do operacional.

De acordo com Antonio Pires de Carvalho, professor universitário nas áreas de Secretariado Executivo e de Administração de Empresas e autor do Manual do Secretariado Executivo, livro que vai ter sua 5ª edição lançada em outubro, a secretária atual pode ser definida como "gestora de processos e pessoas em parceria com seu executivo e a organização". Em outras palavras, a secretária atua hoje como uma gestora de informações da empresa e do seu executivo, alguém que circule com facilidade por todos os setores da organização e saiba delegar as responsabilidades para as pessoas certas.

Pode-se dizer que a mudança no perfil da secretária foi algo gradual, mas extremamente profundo. Ela adquiriu mais responsabilidades e passou a ser quase uma parceira de seu executivo, diminuindo sua carga de trabalho e até auxiliando-o nas tomadas de decisões. Para Patrícia Bretas, ex-secretária e hoje consultora de renome internacional na área, a competitividade e enxugamento das empresas fez com que a secretária recebesse uma maior carga de trabalho e, conseqüentemente, mais responsabilidades. "Muitas profissionais chegam a cuidar da agenda de dois ou três executivos simultaneamente. Esta flexibilidade fez com que a profissional passasse a ser reconhecida e valorizada na empresa", esclarece Patrícia.

Para Astrid Rizzi, sócia-diretora da Great Start, consultoria especializada em recrutamento e seleção de secretárias, a secretária de hoje pode ser definida como uma profissional multifuncional, que tem várias funções na empresa. "Ela é o braço direito do executivo, tem que administrar não só a agenda profissional como algumas questões da vida particular dele também. E, acima de tudo, deve pensar por si só, esforçando-se ao máximo para não trazer mais problemas para o chefe", define ela. A consultora também afirma que uma habilidade importante é ser multicultural, porque, com a abertura de mercado, a secretária precisa saber se adaptar às recentes fusões e aquisições, que fez com que vários executivos estrangeiros se instalassem no Brasil.

Você já imaginou uma secretária... tendo que gerenciar outra secretária? Pois essa é uma situação que vem se tornando muito comum nas corporações. Astrid conta que esta é uma das mais recentes novidades no mundo empresarial: há uma secretária executiva, que atua lado a lado com o executivo, e mais uma ou duas secretárias-assistentes, que ficam encarregadas de outras atividades menos estratégicas. "Pode haver aí um certo problema de adaptação, porque é uma situação nova e a secretária que está abaixo vai ter que prestar contas a uma profissional que está quase no mesmo nível que ela", comenta a consultora.

Você sabe exatamente o que as empresas esperam de você? Confira o que os especialistas e profissionais da área ouvidos pelo site Empregos classificaram como competências mais importantes, que devem fazer parte do perfil de toda e qualquer profissional que deseja manter seu emprego e ser reconhecida:

- domínio total de pelo menos dois idiomas - português e inglês, que são básicos, e o espanhol, que é uma necessidade nesses tempos de Mercosul. Se a empresa que você trabalha for uma multinacional de outro país, é importante também aprender a língua do país, seja ela alemão ou francês

- domínio de informática

- dominar todas as técnicas secretariais, como agenda, arquivos, redação, administração e contabilidade

- conhecimentos nas áreas jurídica, comercial e financeira

- noções de psicologia - você vai precisar administrar emoções e nervosismos do seu executivo, dos clientes e fornecedores

- entendimento do negócio da empresa como um todo

Além das competências técnicas, é importante a secretária apresentar algumas competências comportamentais, necessárias para não ficar apenas no operacional e poder se tornar realmente estratégica para a empresa. Confira quais as exigências do mercado nesta área.

É preciso se aprimorar e tentar ser a melhor sempre. "Agora que você está ciente do seu talento e de quanto pode fazer pela empresa, é necessário abrir os olhos do executivo para o seu potencial. Lembre-se que, nestes tempos de crise, só fica quem é realmente útil para a companhia", alerta Astrid Rizzi, que atua há 28 anos na área.

http://www.secretariando.com.br/carreira/carr-31.htm

O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETARIA EXECUTIVA NO MUNDO CORPORATIVO

SER SECRETÁRIA
Ser Secretária Executiva não é apenas uma questão de opção, mas um verdadeiro desafio que somente as profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a profissão com eficiência e eficácia, no mundo corporativo que vivenciamos hoje.
Quais são as atribuições da(o) secretária(o)? Qual a sua área de atuação? Existe curso superior para ser secretária(o)? são perguntas que nós, alunas do curso de Secretariado Executivo Bilíngüe, respondemos cotidianamente, tanto para pessoas de nosso convívio social, como também para profissionais de áreas correlacionadas a esta profissão.

Descrever o perfil atual desta profissional é nosso maior objetivo, pois, assim estaremos divulgando aos empresários e demais interessados a capacitação de uma Secretária Executiva formada em nível superior com competência e aptidão para atuar no mercado de trabalho, pois, hoje, essa profissional além de assessorar, participa ativamente das organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais.

A profissão de Secretária é regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e 9.261 de 11/01/96, possuindo também o Código de Ética (cópia da Lei e do Código de Ética podem ser acessadas no site www.fenassec.com.br). O curso de Secretariado é oferecido tanto em nível técnico, como superior.

Em atendimento às freqüentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, como a Globalização, Mercosul e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretário Executivo, que conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais, onde são capacitadas para:
? Planejar, organizar e executar atividades secretariais específicas;
? Assessorar direta ou indiretamente executivos;

? Participar e discutir objetivos e metas da organização, adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos decisórios da mesma;

? Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais;

? Organizar eventos dentro de regras protocolares (Cerimonial) e de etiqueta social;
? Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância;

? Compreender os campos da administração e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e matemática comercial, legislação social, comércio internacional, técnicas redacionais e secretariais, organização de eventos e enquanto bilíngüe, atuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e audio-compreensão) dos idiomas;

? Atuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria, gerência, diretoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanças.

O PERFIL SECRETARIAL ATUAL
Muitas empresas, não têm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretária Executiva, formada academicamente em nível superior. Como já é de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado, as Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para Secretárias Executivas para atuarem como empreendedoras, com visão holística da empresa.

Cabe a Secretária atuar como um “filtro” na diretoria de uma organização, onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela mesma, sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe a decisão final apenas em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a organização. Neste momento, a visão da empresa como um todo também se faz necessária, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução.

Para a Secretária Executiva, a satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objetivo. Ela tem consciência que muitas vezes a sua postura irá refletir a realidade de toda uma organização, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.

Enfim, as atividades cotidianas das Secretárias Executivas requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções, pois, são mais aplicados em soluções de problemas, que é o grande desafio na atribuição da Secretária do novo milênio.

AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS
A Secretária Executiva utiliza, além das técnicas secretariais, ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções.
Apresentamos a seguir, algumas habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma Secretária:

MOTIVAÇÃO - A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, pois, sendo essa, um elo de ligações entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.

A secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação; além de, lembrar detalhes pessoais como data de aniversário; elogiar um bom trabalho realizado, contribui, sobremaneira, para a motivação das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas).

LIDERANÇA - A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O líder compartilha, delega, mas não “manda”, por isso, sua postura diante dos funcionários já é sempre positiva.

COMUNICAÇÃO - A comunicação é um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO - A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária na administração do tempo próprio e na do executivo. A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem feitos em parceria, pelo executivo e a Secretária.

RESPONSABILIDADE E DECISÕES - As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade está sendo exigida a cada trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretária, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações.

INFORMÁTICA – Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadas das metas e resultados.

IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS - Num mundo em que tudo gira em torno da globalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um segundo idioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de ser apenas desejável para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está dominando também, o mundo dos negócios. Aprender um novo idioma não é mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma necessidade básica para profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, é necessário ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou estudos. Conhecer e aprofundar-se no inglês há tempos deixou de ser um privilégio de poucos para cair nas graças de muitos. Exigir fluência no idioma é uma prática comum em diversas empresas, devido à internacionalização dos mercados mundiais, que transformou o inglês numa língua universal. O mercado atualmente considera requisito básico, no momento da contratação, que o candidato domine o inglês e, se possível, conheça um outro idioma, como espanhol ou alemão, por exemplo.

O PAPEL ATUAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA
Já foi o tempo e há muito tempo atrás, a Secretária Executiva era considerada uma simples auxiliar de serviços para as empresas e empresários, porém, este conceito se transformou a partir do momento que ela se tornou essencial para o desenvolvimento das entidades e empresas.

Com o avanço da tecnologia, a Secretária Executiva foi buscar conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades. Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações. O executivo começou a reconhecer e valorizar o papel da Secretária Executiva, quando essa passou a preparar materiais diversificados e criativos, específicos para apresentações em reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pela profissional Secretária Executiva.

A Internet trouxe muitos avanços para a profissão, já que possibilitou a comunicação com todos os segmentos organizacionais, principalmente com Secretárias Executivas de todas as partes do mundo, acarretando numa troca de experiências e aprendizagem que contribuiu muito para as relações interpessoais. A profissão segue os princípios da Administração: tomar decisão, solucionar conflitos, trabalhar em equipe, separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los. A Secretária Executiva também desenvolve habilidades de comunicação escrita e oral, fala e traduz textos em vários idiomas e em algumas eventualidades, substitui o executivo.

Hoje, essas profissionais buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo, aplicam funções gerenciais, dão ênfase ao relacionamento com os clientes, têm habilidade para a comunicação e para o trabalhar em equipe, resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços, tem visão geral e holística da organização, cultivam as relações pessoais e habilidades com pessoas e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Tornou-se uma profissional com postura aberta a mudanças, atitude empreendedora, presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.

O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com relação à formação das Secretárias Executivas, e a procura é por profissional com postura de gerente, gestora e assessora. A beleza pode ser importante, mas deixou de ser fundamental para as empresas que buscam assegurar seu espaço no mundo dos negócios, com competitividade, segurança e qualidade

SUPORTE SECRETARIAL
Diante das profundas alterações por que vem passando o mercado de trabalho, o Bacharel em Secretariado passa a atuar de diversas formas e em variadas frentes de atividade como: assessor, sendo o agente executor mais próximo do centro de deliberação do processo decisório; gestor, exercendo funções gerenciais; empreendedor, com idéias e práticas inovadoras; e consultor, orientando a empresa, sua razão de ser e seus objetivos, trabalhando com a cultura da organização, transformando ameaças em oportunidades, utilizando seus conhecimentos para criar estratégias, aumentando assim as vantagens competitivas.

A Secretária Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizações, tendo como atribuições: administrar eficazmente o tempo; coordenar o trâmite de papéis, compras e cotação com fornecedores; atender aos clientes internos e externos com eficácia; manter atualizados os arquivos manuais e informatizados; gerenciar tarefas operacionais, aplicando as funções gerenciais; valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação; resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; obter uma visão geral da cultura da empresa; conhecer e aplicar elementos de psicologia; coletar dados e elaborar relatórios; redigir textos profissionais especializados; aplicar as técnicas secretariais (arquivos, follow-up, agenda e viagens); usar amplamente a informática (planilha eletrônica, banco de dados, processadores de textos, correio eletrônico, Internet, intranet, etc.); e gerenciar eficazmente a transmissão e difusão de informações.

CONCLUSÃO
A Secretária Executiva é uma profissional, que academicamente está sendo preparada para estar apta a assessorar e articular a área administrativa das empresas, instrumentalizando, em termos de idiomas e comunicação geral. A administração, planejamento e organização são conceitos que a Secretária Executiva deverá dominar em toda a sua extensão, além de estar preparada para ser inovadora, criativa, empreendedora, comunicadora e articuladora. Como assessora e facilitadora, vem sendo o elo entre a empresa e seus clientes internos e externos e como coordenadora de informações administra relacionamentos e conflitos, ou seja, a profissional Secretária trabalha para a organização e não somente para o executivo. Estas características estão diretamente relacionadas com as mudanças políticas, econômicas e sociais tais como, a globalização, que exige cada vez mais um novo perfil deste profissional, que vem conquistando um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações, como mostra a própria organização das Nações Unidas, no livro titulado “O Trabalho das Nações”, que cita o Secretário como uma das prósperas profissões e a classifica entre o seletíssimo grupo de trabalhadores denominados “analítico-simbólico”, definindo a profissão como uma das mais proficientes e promissoras, esclarecendo que a profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas.

Os pontos fortes da profissão são a expansão de limites com aumento de responsabilidades, cargo considerado de alta confiança, com relativa estabilidade e bom salário, considerando o padrão brasileiro. Os pontos fracos ainda são a grande variação de salários, muitas denominações para a profissão, falta de plano de carreira e de salários específicos para a profissional Secretária.

A Secretária do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas finalidades e a administração, é fundamental. É necessário também dominar outro idioma e saber tomar decisões. Para se atender a demanda, a Secretária Executiva tem que estar sempre atualizada e antenada ao que ocorre no mundo, ou seja, estar sempre aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua atuação. Atualmente a Secretária está mais envolvida nos negócios da empresa e o executivo está delegando mais responsabilidades, exigindo cada dia mais da Secretária para os resultados esperados.

A profissão de Secretária é afetada diretamente com as mudanças e tendências do mercado por sua atuação nas organizações, pois, dentre suas habilidades estão as funções de assessoria, participação e tomada de decisão.

http://ww.revistaeficiencia.com.br/Edicao3/arquivos/expansao_SemImagem3.htm

COMPLEMENTO AO TRABALHO DO CHEFE

Do estereótipo clássico que marcou as secretárias durante muitos anos, restaram apenas raras e abomináveis piadas sem graça. O mundo moderno se rendeu, finalmente, ao poder dos profissionais da área de Secretariado Executivo, que se tornam funcionários cada vez mais importantes para as empresas de todos os setores. Uma das poucas profissões ainda majoritariamente femininas, o secretariado se transformou em uma função não apenas de apoio mas de complementação do trabalho do executivo, que delega cada vez mais tarefas, por causa da falta de tempo para executá-las.

Entre as funções de secretaria estão o controle da agenda de compromissos do superior, o acompanhamento de reuniões e a redação de relatórios e correspondências, o atendimento do público interno e externo, o arquivamento de documentos, entre outras atividades da rotina específica do setor. Assim como acontece em outras profissões, nesta também já não se pode sobreviver sem bons conhecimentos de informática e de pelo menos mais um idioma - geralmente, é fundamental saber inglês, mas cresce a demanda por profissionais que dominam o espanhol.

"Mas não basta ter diploma", alerta Luiz Fernando Figueiredo, assistente de coordenação da Faculdade de Secretariado Executivo da Universidade São Judas Tadeu, em São Paulo. "O bom secretário executivo tem que ter respostas para as questões que se apresentam no dia-a-dia", completa. Isso significa que a capacidade para tomar decisões é uma qualidade indispensável. Muitas vezes, na ausência do chefe, é preciso contornar conflitos e situações inesperadas, de maneira a não obstruir o fluxo de trabalho. Esse profissional também deve ter sólidas noções de administração e boa dose de diplomacia para saber lidar com os demais funcionários e com a clientela da empresa.

Organização é outra característica desejável, que facilita o trabalho do secretário executivo, sempre às voltas com inúmeros compromissos - planejamento de eventos, acompanhamento de conferências, preparação de reuniões e pagamento de contas. Estar bem informado sobre fatos que possam ser de interesse para a companhia é fundamental. Por isso, a leitura de jornais e revistas semanais deve ser um hábito.

Na faculdade, o aluno recebe uma formação global. As disciplinas vão de cultura brasileira a psicologia, de matemática e estatística a contabilidade e Economia. Sem falar nas matérias que dizem respeito mais diretamente à rotina profissional, como noções de direito e ética, protocolo, administração e informática.

Em geral, o estudante consegue emprego antes de concluir o curso. "O mercado de trabalho é estável, mesmo em épocas de crise", informa Figueiredo. Mas, atenção: é fundamental não desperdiçar as oportunidades de estágio que aparecerem durante o curso. Nessa área, a experiência e o desembaraço contam muito para uma contratação. No início de carreira, o salário pode variar em torno de R$ 700.

http://www2.uol.com.br/aprendiz/n_revistas/revista_profissoes/agosto00/humanas/secretariado/index.htm

A DIFÍCIL ARTE DE SE ADMINISTRAR CONFLITOS

Por Mirian Nasser Gomes

Como está seu relacionamento interpessoal? Você tem dificuldade para lidar com pessoas difíceis? Em geral, quando em conflito com alguém, você toma decisões justas, põe “panos quentes” para evitar problemas ou procura se beneficiar, mesmo quando não está com a razão? Quando atravessa alguma dificuldade pessoal deixa que afete sua rotina no trabalho?

Freqüentemente as secretárias são postas à prova, especialmente quando se trabalha com outras Secretárias e com muitos gestores, sejam eles do mesmo nível ou não. É muito comum encontrarmos entre funcionários da mesma área ou nível, sérios problemas devido a conflito de egos, competição, intrigas, etc. O interessante seria descobrir qual é o problema e tentar conhecer um pouco mais a pessoa em questão. Só assim poderemos entendê-las melhor. Pode ser apenas uma fase temporária, um problema psicológico ou um traço marcante de personalidade. Muitas vezes não aceitamos o modo de ser e agir de pessoas que são muito diferentes de nós, mas temos de respeitá-las e conviver com elas, mesmo que você precise de forças sobrenaturais para isso.

Quem nunca enfrentou algum tipo de problema na empresa ? O que devemos evitar a todo custo, é que desavenças profissionais se misturem às pessoais e vice-versa. Além de você, a empresa perde muito com isso.

Há alguns anos, as empresas estão valorizando, cada vez mais, o seu ambiente interno e, sabem que, se este for sadio, a produtividade também aumenta. Por outro lado, os candidatos também pesam este fator quando buscam uma nova oportunidade profissional. As empresas, por sua vez, divulgam constantemente, aos quatro ventos, que elas têm o melhor ambiente corporativo para se trabalhar. Como provam as pesquisas, um funcionário feliz, fica doente com menos freqüência e produz mais e melhor!

Sem dúvida alguma, sentimos mais prazer em trabalhar em ambientes onde a valorização pessoal é importante e nossas relações sociais e profissionais são satisfatórias.

A verdade é que não existe nem empresa nem funcionário perfeitos. O que existe são empresas e funcionários que se adaptam às diferenças na busca de um equilíbrio.

Enfrentar a situação de forma realista e sem medo, manter o equilíbrio emocional, saber ouvir, falar a verdade, ter bom senso e, acima de tudo, agir com justiça, são alguns dos requisitos necessários para se tentar uma solução saudável para um conflito. Isso demonstra maturidade e auto-confiança, mas nem sempre nos assegura um final feliz! Mas será que estamos preparados para agir assim ?

Primeiro, analise friamente o problema em questão. Pense nos aspectos positivos e negativos decorrentes da sua tomada de decisão e seja tolerante a possíveis frustrações.

O momento da ponderação é o mais difícil, principalmente quando uma das partes têm de receber uma crítica e assumir o erro. A verdade é que ninguém gosta de receber críticas, nem as construtivas ! Isso mexe com o nosso ego.

Ano passado, assisti a uma palestra de um conceituado psicanalista onde fiquei surpresa quando nos relatou que foi chamado em um convento para resolver um problema sério de depressão com uma das irmãs internas.

Na entrevista, ela lhe contou que a sua superiora a incomodava freqüentemente, dava-lhe muitas tarefas administrativas impossíveis de serem concluídas no prazo estabelecido e sempre criticava seu trabalho. A irmã não entendia porque era tratada daquela forma, pois tinha boa índole e nutria um grande respeito e admiração por sua superiora. Ele, então, lhe perguntou se ela sentia ódio da madre superiora. Ela, com muito espanto, dizia que não, que não era ódio o que ela sentia.

Mesmo após a 3ª consulta ela continuou negando esse sentimento, que, para a Freira, era muito negativo e destruidor.

Então, o terapeuta modificou o tipo de abordagem e lhe perguntou novamente, já numa 4ª consulta, se ela sentia mágoa da Madre Superiora. Ela, surpreendentemente, lhe respondeu : ‘Sim, mágoa sim. Sinto muita mágoa dela por somente eu ser tratada assim”.

Assim, o terapeuta concluiu : o ódio que ela sentia estava camuflado em forma de mágoa, afinal, são sentimentos normais de qualquer ser humano.

Realizou então, um trabalho intensivo com ela a fim de lhe resgatar a auto-estima e a alegria perdidas em virtude da depressão profunda.

Pensei comigo : “se num convento, onde imagina-se ser um lugar de paz, harmonia, fraternidade e, acima de tudo, muito respeito, existem conflitos, então...”

Quantas vezes não nos colocamos na situação da Freira ou da Madre Superiora ? Faça uma auto-análise.

Cuide do seu bem-estar e da sua saúde. Problemas como gastrite, úlcera, ansiedade, depressão, obesidade, tensões musculares, descontrole emocional, hipertensão, entre outros, são sintomas comuns em ambientes corporativos nocivos. Alías, nunca as empresas investiram tanto em programas de qualidade de vida para seus funcionários como agora.

Como todo mundo, também já enfrentei alguns conflitos: em alguns tive sucesso, em outros não. Mas o que mais me marcou foi a história de uma Secretária que fumava no ambiente de trabalho. Ela fumava assim que terminava o expediente, só que, muitas vezes, eu e alguns funcionários continuávamos trabalhando. Nunca nos pediu licença nem perguntou se alguém era alérgico ou coisa do tipo. Acendia o cigarro e ficava lá fumando.

Sabíamos também que nada, nem ninguém, a faria parar. O incômodo e o constrangimento eram grandes. Aquilo me irritava muito e me sentia muito desvalorizada.

Não podia reclamar com o chefe da área porque simplesmente o responsável era também o chefe dela que era conivente com aquela situação. Adotamos então, a política do silêncio. Naquela situação, ninguém tinha olhos, boca, ouvidos, e, principalmente, nariz! Discutir com ela, reclamar com ele, pedir ajuda aos meus superiores, denunciar ao RH (que proibía esta prática), só iria nos trazer problemas e mais conflitos.

Era engraçado porque me sentia o perfeito homem (ops, mulher!) das cavernas, vivendo na idade da pedra.

Então, qual é o segredo para se administrar bem conflitos ? Quem tem a resposta ? Depende de tantos fatores...

http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=3432